Crear una lista desplegable en EXCEL

En ocasiones, para facilitar la entrada de datos en una hoja de cálculo y preservar la consistencia de los mismos, necesitaremos recurrir a una lista desplegable. La lista desplegable muestra un conjunto determinado de entradas con las que se puede cubrir una misma celda.

Al final del artículo encontrarás un enlace de descarga para que puedas seguir aprendiendo como crear una lista desplegable en EXCEL.

Lista desplegable en EXCEL

Para crear una lista desplegable en Excel, recurriremos al comando Validación de Datos que se encuentra en el grupo de Herramientas de Datos de la ficha Datos.

Ficha de datos en EXCEL

En el cuadro de diálogo de Validación de Datos que se abre a continuación, indicamos que queremos que el criterio de validación sea una lista.

Ventana Validación de Datos en EXCEL

A partir de aquí, la lista la podemos construir de dos maneras diferentes: ingresando los elementos de la lista directamente en el campo “Origen” o referenciándonos a un rango de celdas determinado. Veamos, entonces, cómo proceder en cada uno de los casos:

Lista de validación no referenciada

Podemos crear una lista de validación mediante la inclusión directa de sus elementos en el campo “Origen” separados, en nuestro caso, por un punto y coma [;] (dependiendo de la versión de Microsoft Excel que estemos empleando, este separador puede variar).

Cuadro de diálogo Validación de Datos LISTA NO REFERENCIADA

Ahora contaremos en nuestra celda con una lista desplegable en la que figuran, por ejemplo, los responsables de cada una de las actividades de un proyecto.

Lista desplegable no referenciada

Lista de validación referenciada

Podemos también crear listas de validación que se nutran de los datos de un determinado rango de celdas. Supongamos que tenemos el nombre de nuestros responsables de las actividades de un determinado proyecto en la Hoja “Responsables”.

Elementos de lista de validación referenciada en Excel

Para que esos nombres sean los elementos que compongan la lista desplegable, no tenemos más que hacer clic en el selector del campo “Origen” (flecha roja) y seleccionar el rango de celdas en las que se encuentran los elementos de nuestra lista.

Selección de elementos de lista de validación referenciada en Excel

Aceptamos, y ya contamos en nuestra celda con una lista desplegable compuesta por los elementos seleccionados.

Cuadro de diálogo Validación de Datos LISTA REFERENCIADA

La ventaja que presenta esta forma de crear una lista desplegable es que si cambiamos alguno de los elementos del rango, también lo estaremos cambiando en las listas desplegables que hayamos creado.

Cambio de elemento en lista desplegable REFERENCIADA.gif

 

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